Ihr Chef hat Ihnen den Auftrag erteilt, ein Event zu planen. Ihr Unternehmen hat sonst niemanden dafür und jetzt liegt alles an Ihnen? Keine Sorge. Sie schaffen das auf jeden Fall. Es gibt im Prinzip nur 8 wichtige Schritte, die Sie bei der Planung eines Events befolgen müssen.
1. Legen Sie Ihre Ziele und den Termin für das Event fest
Eine Veranstaltung planen ist nicht immer einfach. Bevor Sie sich zu sehr vereinnahmen lassen, sollten Sie sich überlegen, warum Sie das Event überhaupt machen. Wollen Sie Ihren Kundenstamm erweitern? Den Umsatz steigern? Kunden weiterbilden? Neue Mitarbeiter rekrutieren?
Diese Ziele werden später für viele Ihrer Entscheidungen ausschlaggebend sein.
Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um den Zeitplan für Ihr Event festzulegen. Auf diese Weise können Sie herausfinden, wie viel Zeit Sie für jeden der folgenden Schritte haben. Erkundigen Sie sich, wann die meisten Veranstaltungen in Ihrer Branche stattfinden, und wählen Sie einen Termin außerhalb dieses Bereichs.
Achten Sie auch darauf, dass der Termin weit genug in der Zukunft liegt, damit Sie alles erledigen können, ohne durchzudrehen.
2. Legen Sie Ihr Budget fest
Das ist der am wenigsten lustige Teil des Ganzen, aber Sie müssen sich überlegen, wie Sie die ganzen tollen Sachen (Essen, Redner, Werbegeschenke, Konfettikanonen) bezahlen wollen. Events können ziemlich teuer werden, vor allem dann, wenn Sie eine Hochzeit planen.
Es gibt ein paar Dinge, die Sie bei der Eventorganisation unbedingt berücksichtigen sollten:
-Logistik (Größe, Dauer, Location, Personal, Versand)
-Software (von Nischen-Tools für digitale Beschilderung bis hin zu Event-Management-Software)
-Unbedingt Notwendiges (Catering, A/V-Ausrüstung, Dekoration)
-Zusätzliche Ausgaben (Sie wollen immer etwas Spielraum haben)
3. Finden Sie Ihre Location
Wenn Sie ein größeres Event veranstalten, müssen Sie zuerst die Stadt auswählen, in der das Wunder vollbracht werden soll – Es gibt in größeren Städten teilweise schon eigene Event Hotels. Wenn Sie ein kleineres Event organisieren, ist das weniger wichtig, da reicht oft schon ein Hotel in der Nähe, aber auch gemütliche Restaurants sind gut geeignet. Wählen Sie auf jeden Fall einen Ort, die für die meisten Ihrer Kunden, Interessenten und Zielgruppen leicht zu erreichen ist.
Die wichtigsten Fragen zur Location sind:
Wie viele Räume (groß und klein) werden Sie benötigen?
Wie nahe liegt der Ort am Flughafen?
Wie nahe liegt der Veranstaltungsort an mehreren Hotels?
Hat der Veranstaltungsort bereits einen Vertrag mit einem Catering-Unternehmen?
Welche A/V-Ausrüstung ist in der Miete enthalten?
Wie sind die Sicherheitsvorkehrungen?
Welche Annehmlichkeiten werden angeboten?
4. Wählen Sie Ihre Technik
Es gibt eine große Auswahl an Software. Einiges davon wird für Ihr Event hilfreich sein und einiges davon könnte sogar noch bei zukünftigen Events hilfreich sein. Event-Management-Software kann Ihnen bei der Registrierung, Werbung, Organisation und – was in dieser Phase am wichtigsten ist – bei der Planung helfen.
Sie sollten die folgenden Tools in Betracht ziehen:
-Tickets, Werbung und Zahlungen: Buchungssoftware
-Beschilderung bei der Veranstaltung selbst: Software für digitale Beschilderung
-Livestreaming der Konferenz: Software für Webkonferenzen
-Marketing und Werbung: Software für E-Mail-Marketing und Social Media Management
-Feedback der Teilnehmer: Mobile Veranstaltungs-Apps
Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer eine reibungslose Erfahrung machen. Machen Sie es Ihrem Publikum so einfach wie möglich, den Weg zum Klick auf den “Kaufen” Button zu finden.
5. Partner und Zulieferer wählen
Je nach gewählter Location gibt es möglicherweise Sonderangebote oder eigene Caterer und A/V-Angebote. Wenn Sie keine externen Anbieter einbeziehen können, sollten Sie sich erkundigen, ob es besondere Angebote gibt, die Sie nutzen können (z. B. Angebote für gemeinnützige Organisationen oder Rabatte, wenn Sie eine bestimmte Teilnehmerzahl erreichen).
Wenn Sie Drittanbieter einbeziehen dürfen, sollten Sie sich gut umsehen. Hier kommt dann eine unserer Empfehlungen ins Spiel – 4takeaway.de! Sie können natürlich die ganzen Cateringfirmen und Restaurants mit Lieferservice selbst suchen, oder einfach im großen Verzeichnis von 4takeaway schauen. Die Gäste können im Prinzip sogar alle ihr eigenes Essen aussuchen, Sie können danach alles planen und im Voraus bestellen. So kommt alles pünktlich an und jeder wird zufrieden sein.
6. Finden Sie Ihre Hauptattraktion heraus
Was wird die Leute dazu bringen, zu Ihrem Event zu kommen? Vielleicht ist es das Thema, vielleicht sind es die Redner. Das hängt von dem Event ab und noch mehr von Ihren Gästen.
Denken Sie an Ihr Publikum. Was wird sie begeistern? Was wird sie motivieren?
Wenn Sie zum Beispiel eine Preisverleihung für Ihr Unternehmen veranstalten, ist das Essen vielleicht nur ein Teil des Abends, aber die Preisverleihung ist das, worauf sich alle konzentrieren werden. Wenn Sie eine Firmenveranstaltung organisieren, denken Sie an den Markt, den Sie ansprechen wollen und an die Probleme, die er hat. Was müssen sie wissen? Finden Sie Redner, die diese Fragen beantworten können.
Versuchen Sie, sich auf Attraktionen zu konzentrieren, die ein breites Publikum ansprechen. Wenn es sich bei Ihrer Attraktion um eine Person/Gruppe handelt, suchen Sie jemanden, der eine große und begeisterte Anhängerschaft hat, die dadurch eher zu Ihrem Event kommen wird.
7. Erarbeiten Sie eine Marketingkampagne
Sie wollen hier nicht eine Geburtstagsfeier planen oder einen netten Workshop organisieren, sondern die Leute begeistern! Sie müssen eine einzigartige Vision für Ihr Event entwickeln und Ihre Marketingkampagne darauf aufbauen. Neben E-Mail-Marketing, Content-Marketing, Anzeigen und Social-Media-Marketing sollten Sie alle Leute frühzeitig ansprechen, die ihre Teilnahme zugesagt haben. Vielleicht können sie ja das Event in den sozialen Medien für Sie bewerben.
Ihr gesamtes Marketing (im Design und auch Text) sollte auf dieses Thema ausgerichtet sein. Bieten Sie Teilnehmern, die weitere Teilnehmer werben, Empfehlungsprämien an (z. B. wenn jemand eine andere Person zur Teilnahme an der Veranstaltung mitbringt, bieten Sie ein kostenloses Getränk an).
8. Machen Sie einen Plan, um Ihre neuen Beziehungen zu festigen
Das Event hat noch nicht einmal stattgefunden, aber Sie sollten bei der Planung schon jetzt an die Zeit danach denken. Sie müssen einen Plan für den Ausbau der Beziehungen haben, die durch Ihr Event entstanden sind. Legen Sie schon während dem Event den Grundstein für eine künftige Beziehung, indem Sie viele kostenlose Werbegeschenke mit Informationen über Ihr Unternehmen anbieten (z. B. Kugelschreiber, Magnete, Ordner, Taschen usw.). So haben die Teilnehmer auch nach dem Event Ihr Unternehmen im Kopf, wenn sie den Kühlschrank öffnen oder ihre Einkäufe einpacken.
Versenden Sie nach der Veranstaltung Umfragen an die Teilnehmer, um den Erfolg zu messen und Einblicke zu gewinnen (z. B. welche Bevölkerungsgruppe das beste/schlechteste Erlebnis hatte oder die größte/geringste Präsenz auf der Veranstaltung).
Der gute Nachgeschmack
Was aber auf jeden Fall jedem im Gedächtnis bleiben wird, dass ist das Essen und Trinken! Denken Sie doch selbst an die letzten Events, auf denen Sie als Gast waren…jetzt haben Sie es gemerkt! Auch wenn vieles vergessen wird, gutes Essen bleibt! Mit 4takeaway wird es unglaublich einfach und lecker – so viel ist schon mal sicher!